Anleitung

Azrael Invoice erzeugt Rechnungen zu deinen Kaufland-Bestellungen und lädt sie im Verkäuferportal hoch. Alles bleibt dabei auf deinem Rechner. Die Datei bekommst du über die Downloadseite.

Einrichtung

Beim ersten Öffnen führt dich die Einrichtung durch alle Angaben, die eine Rechnung nach dem Recht deines Verkaufslands braucht. Welches Land das ist, fragt der zweite Schritt; danach nennt das Werkzeug überall die Vorschriften dieses Landes. Du kannst jederzeit abbrechen und später fortsetzen, sie merkt sich, wo du warst. Fertig ist sie erst, wenn du sie bis zum letzten Schritt durchlaufen hast.

Später erreichst du sie wieder über Einstellungen, Einrichtung erneut öffnen. Deine Daten gehen dabei nicht verloren.

Was du bereithalten solltest

  • Anschrift deines Unternehmens
  • USt-IdNr. oder Steuernummer, eines von beiden genügt
  • Deine nächste freie Rechnungsnummer, falls du schon Rechnungen ausgestellt hast. Dieser Punkt ist der wichtigste, siehe unten.

Freischaltcode

Nach dem Kauf bekommst du einen Code, der so anfängt: AZ1-eyJuYW1lIjoi…

Er gehört in die Einrichtung, Schritt „Freischaltung“, oder später unter Einstellungen, Freischaltung. Einfügen genügt, Leerzeichen und Zeilenumbrüche aus dem Kopieren stören nicht.

Geprüft wird der Code auf deinem Rechner. Es geht dabei nichts ins Netz, und es gibt keinen Server, der sich merkt, wann du arbeitest.

Der Code ist auf deinen Namen ausgestellt und trägt ihn sichtbar mit sich. Gib ihn nicht weiter: wer ihn benutzt, arbeitet unter deinem Namen.

Ohne gültigen Code startet kein Durchlauf, und eine Fassung, die ohne Code betrieben wird, versieht jede erzeugte Rechnung quer über allen Seiten mit dem Vermerk „NICHT FREIGESCHALTET“. Ein solcher Beleg ist nicht verwendbar.

Code verloren? Schreib an support@project-azrael.com und nenne die Bestellnummer deines Kaufs.

Musterrechnung

Unter Einstellungen, Rechnung gibt es den Knopf Musterrechnung erzeugen. Er legt eine Rechnung mit erfundenen Bestelldaten und deinen echten Einstellungen ab. So siehst du, wie dein Beleg aussieht, bevor eine wirkliche Bestellung daran hängt: Logo, Anschrift, Farbe, Steuerhinweis, Bankzeile, Nummernformat.

Die Datei heißt Musterrechnung.pdf und liegt direkt in deinem Rechnungsordner, nicht in den Jahres- und Monatsordnern. Beim nächsten Mal wird sie überschrieben.

Sie ist auf jeder Seite als Muster gekennzeichnet und ausdrücklich kein gültiger Beleg. Sie verbraucht keine Rechnungsnummer, steht in keinem Rechnungsverlauf und in keiner Buchungsliste, und sie wird nirgends hochgeladen. Du kannst sie jederzeit löschen.

Rechnungsnummern

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Das Werkzeug zählt selbstständig hoch, aber es kann nicht wissen, welche Nummern du vorher schon vergeben hast.

Wenn du bereits Rechnungen ausgestellt hast, trage bei der Einrichtung die nächste freie Nummer ein, nicht die letzte vergebene. Ein zu niedriger Startwert erzeugt Rechnungsnummern, die es bei dir schon gibt. Das lässt sich nachträglich nur mit Stornorechnungen bereinigen.

Der Zähler läuft je Jahr, wenn du die Jahreszahl in der Nummer führst, sonst durchgehend.

Offen oder versendet

Du entscheidest, wann eine Rechnung entsteht:

  • Offene Bestellungen: die Rechnung liegt im Portal, bevor das Paket raus ist. Schnell, aber eine offene Bestellung kann noch storniert oder geändert werden. Dann liegt dort eine Rechnung, die nicht mehr stimmt, und du brauchst eine Stornorechnung.
  • Versendete Bestellungen: die Beträge stehen fest, wenn die Rechnung entsteht. Die sichere Wahl.

Änderbar jederzeit in den Einstellungen.

Steuersatz

  • Ein Satz für alle Rechnungen: der heimische Satz. Richtig, solange du unterhalb der EU-Lieferschwelle von 10.000 Euro bleibst.
  • Nach Land der Rechnungsadresse: der Satz des Bestimmungslandes, also One-Stop-Shop. Richtig oberhalb der Schwelle.

Welcher Fall auf dich zutrifft, weißt nur du. Im Zweifel frag deinen Steuerberater, bevor du umstellst.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Welche Vorschrift dabei auf der Rechnung genannt wird, richtet sich nach deinem Verkaufsland. Das Werkzeug schlägt einen Wortlaut vor und zeigt ihn unter Einstellungen, Hinweis auf der Rechnung als Platzhalter. Du kannst ihn überschreiben, und wenn dein Steuerberater einen anderen Wortlaut vorgibt, solltest du das auch tun. Der Vorschlag ist keine Rechtsberatung.

Spanien kennt keine Kleinunternehmerregelung. Steht dort dein Verkaufsland, bietet das Werkzeug die Wahl gar nicht erst an.

Diese Einstellung ändert die Rechnung grundlegend. Stell sie einmal richtig ein und fass sie nicht mehr an.

Wo die PDFs landen

Standardmäßig im Downloads-Ordner, in Azrael_Invoice_Kaufland, nach Jahr und Monat sortiert. Stornorechnungen im Unterordner Stornierungen.

Du kannst stattdessen einen eigenen Ordner wählen. Chrome verlangt die Freigabe dafür nach jedem Browserneustart erneut. Das Werkzeug zeigt dir den Zustand an und fragt nach, bevor ein Lauf beginnt.

Wenn die Rechnungen woanders liegen sollen, ohne die Freigabe jedes Mal neu zu erteilen: verschiebe den Ordner an den Zielort und lege an seiner alten Stelle eine Verzeichnisverknüpfung an. Unter Windows in der Eingabeaufforderung als Administrator:

mklink /J "%USERPROFILE%\Downloads\Azrael_Invoice_Kaufland" "D:\Buchhaltung\Rechnungen"

Eine gewöhnliche Verknüpfung (.lnk) genügt dafür nicht. Chrome schreibt in den echten Ordner, und eine .lnk-Datei ist für den Browser nur eine Datei wie jede andere.

Sicherung

Einstellungen, Rechnungsverlauf und Nummernzähler liegen im lokalen Speicher deines Browsers. Sie gehen verloren bei:

  • Neuinstallation der Erweiterung in einem frischen Browserprofil
  • Wechsel auf einen anderen Rechner
  • Löschen der Browserdaten für diese Erweiterung

Bereits erzeugte PDFs sind davon nicht betroffen, die liegen auf der Festplatte.

Über Einstellungen, Sicherung exportierst du alles in eine Datei und spielst sie auf dem neuen Rechner wieder ein. Mach das, bevor du den Rechner wechselst, nicht danach.

Zurücksetzen

Drei Stufen, jede sagt vorher, was verschwindet:

  1. Einstellungen zurücksetzen: Steuersatz, Ordnername, Automatik und so weiter gehen auf die Vorgaben. Verkäuferangaben, Freischaltcode, Rechnungsverlauf und Nummernzähler bleiben.
  2. Rechnungsverlauf löschen: der Duplikatschutz wird zurückgesetzt. Danach hält das Werkzeug bereits bearbeitete Bestellungen wieder für offen. Erzeugte PDFs bleiben liegen.
  3. Alles löschen: auch Verkäuferangaben und Nummernzähler. Danach beginnt die Nummernfolge von vorn. Diese Stufe verlangt eine getippte Bestätigung.

Wenn etwas nicht funktioniert

Das Werkzeug benennt jeden Fehler und legt Bestellungen, die zweimal gescheitert sind, für einige Stunden beiseite, statt es endlos zu versuchen. Die Übersicht zeigt dir, welche das sind und warum.

Über Einstellungen, Fehlerbericht bekommst du einen Text mit Version, Fehlercodes und Einstellungen. Kundendaten stehen nicht darin.

Häufigste Ursachen:

  • Keine Bestellungen sichtbar: du bist im Portal abgemeldet, oder die Seite war beim Nachsehen noch nicht fertig geladen.
  • Beträge stimmen nicht überein: das Werkzeug hat etwas anders gerechnet als Kaufland und bricht deshalb ab, bevor eine falsche Rechnung entsteht. Das ist eine Schutzfunktion, kein Ausfall. Melde den Fall mit der Bestellnummer.
  • Upload wird nicht bestätigt: die Datei ist meistens trotzdem angekommen. Sieh im Portal nach, bevor du es erneut versuchst.

Kommst du nicht weiter: support@project-azrael.com